Da Krankenhäuser große Mengen an Arzneimitteln bekommen, müssen aufgrund von securPharm auch große Mengen eingescannt werden. Eine nutzerfreundlichere Lösung dafür ist die Warenbegleitende Datenlieferung (WBDL). Von Nutzer:innen unseres Systems für Krankenhausapotheken wurde uns schon des Öfteren berichtet, wie sehr das digitale Begleitmaterial die Wareneingangskontrolle vereinfacht.  Gleichzeitig fällt jedoch auf, dass nur wenige Hersteller ihre Arzneien auf diese Weise versenden.

Um die Hintergründe besser zu verstehen, haben wir mit einem Pharmazeutisch-Technischer-Assistent (PTA) eines süddeutschen Krankenhauses gesprochen. Wir haben uns an ihn gewendet, da er regelmäßig mit mytracekey HospitalDirect arbeitet und sich mit den Facetten der WBDL auskennt. Zum einen wollten wir erfahren, welche Vorteile genau Hersteller damit für Krankenhausapotheken bieten. Zum anderen ging es um die fehlenden gesetzlichen Vorgaben für WBDL und die daraus resultierende Uneinheitlichkeit der Lieferdaten.

Weniger scannen – weniger Arbeit

Der größte Vorteil der Warenbegleitenden Datenlieferung ist die Zeitersparnis. So bestätigte es uns auch unser Gesprächspartner. Um herauszufinden, wie viel Zeit genau gespart wird, hat er im Juni 2022 angefangen Zahlen zu erheben und sie bis Dezember desselben Jahres gesammelt und ausgewertet. Dabei kam heraus, dass von 1031 securPharm-pflichtigen Artikeln nur 113 mit WBDL geliefert werden. Beim Einscannen an der Warenannahme ergab sich dank diesem, wenn auch kleinem Anteil an Produkten mit digitalem Lieferschein, dem sogenannten digitalen Zwilling, eine Zeitersparnis von fast 32 Stunden in knapp einem halben Jahr. So wurden circa 21% des gesamten Arbeitsaufwandes für die Bearbeitung des Wareneingangs gespart. Bedenkt man den prozentualen Anteil der Artikel, ist es offensichtlich, dass hier noch weitaus mehr Zeit eingespart werden könnte, würden noch mehr oder sogar alle Pharmazeutika mit WBDL geliefert werden.

Weniger Arbeit – weniger Fehler

Neben der Zeitersparnis, von WBDL ist das verringerte Auftreten von Fehlern eine weitere positive Nebenwirkung von WBDL. Je weniger einzelne Packungen gescannt werden müssen, desto weniger potenzielle Fehler können unterlaufen. Laut des PTAs sind die größten Fehlerquellen der Mensch und die Technik. Typische Fehler bei Personen sind,  in der Regel, das doppelte oder ausbleibende Scannen der Packungen. Doch auch die Technik kann versagen. Beispielsweise ist es möglich, dass eine ganze Lieferung erneut bearbeitet werden muss, wenn während des Scanvorgangs das System aufhört zu funktionieren. Sei es die Internetverbindung, die Datenübertragung seitens securPharm oder das System seitens des Anbieters bzw. des Krankenhauses. All diese Probleme können durch WBDL verhindert oder zumindest deutlich verkürzt werden.

Fehlende Regularien

Eine große Hürde in Bezug auf das digitale Begleitmaterial ist die fehlende Einheitlichkeit der angebotenen Systeme. Da die Ausgestaltung der Warenbegleitenden Datenlieferung gesetzlich nicht vorgegeben ist, gibt es auch keine genauen Regelungen, in welchem Format diese zu erfolgen hat. Teilweise kommen die Daten in den Krankenhausapotheken verschlüsselt an, teilweise nicht. In dem Fall müssen sie nachträglich verschlüsselt werden, was ebenfalls Zeit in Anspruch nimmt. Diese Uneinheitlichkeit kann zu Schwierigkeiten und Verwirrung aufgrund fehlender Routine beim Wareneingang führen.

Herausforderungen der WBDL

Unser WBDL-Experte bedauert, dass er bedingt durch den Datenschutz von den WBDL-Anbietern nicht erfahren darf, welche Lieferanten dieses System in Anspruch nehmen. Auch wenn der Datenschutz wichtig ist, könnte er mit dieser Auskunft gezielt auf Hersteller zugehen und diese davon überzeugen WBDL im Sinne der Krankenhäuser zu nutzen. Eine freiwillige Selbstauskunft der Hersteller könnte hier vielleicht helfen. Aufgrund der aktuellen politischen Lage rückt das wichtige Thema WBDL in Krankenhäusern leider in den Hintergrund. Deswegen würden eindeutige Regularien aus der Politik, in Bezug auf die Warenbegleitende Datenlieferung, eine große Hilfe sein.